先週から新型コロナウイルス感染症緊急経済対策として総務省が音頭を取っている「１０万円の特別定額給付金」の申請受理作業を地元の役所で手伝っています。
給付金の仕事をやっていて気付いたことを書き残しておきたいと思います。
バイトを受け入れる準備ができていない
今回の特別定額給付金は短期間で実施が決まったことであり、国民との窓口になる各自治体側にとっては十分な準備期間が取れずかなり焦ったことだと想像されます。そのため圧倒的に人手が足りなくなりアルバイトを募集したり派遣会社に頼んで人材を派遣してもらったりして対応しています。
僕もそうして集められた一人なのですが、人を雇うのであればそれ相応の準備をするのが普通なのではないかと思うのです。たとえばやってもらいたい仕事のマニュアルを作っておくとか、どの仕事に何人割り当てるのか決めておくとか、作業に必要な道具を揃えておくとか・・・。
僕の地元の役所ではそういった準備がほとんどされておらず、「とりあえず頭数だけ揃えておけばなんとかなるだろう」という残念な有り様でした。
たとえばマニュアルについて「これから皆さんにやってもらいたい作業のマニュアルを作るのでもう少しお待ちください」と言われた時には「僕はなにをしにここまで来たんだっけ？」と本気で悩んだほどです。せめて詳細で分かりやすい作業手順くらい用意しておけって。もしくは口頭でもいいから素人に説明できるくらいの予備知識を仕入れておけよ、と思わずにはいられませんでした。
また、待たされた挙句に渡されたマニュアルがめちゃくちゃ分かりにくかったときには「え？まじでこれでわかるとおもってるの？」と疑問が浮かんで仕方がありませんでした。まあ難しい試験を突破してきた公務員さんになら理解できるのかもしれませんけど、僕のような凡人には理解できません。
マニュアルが分かり辛い
本来マニュアル（手順書）とは、「読めば誰でも簡単に理解できて作業が確実に行える。作業の途中で疑問点が見つかったとしてもマニュアルを読めば解決できる」ものです。
ところが僕が役所の職員から渡されたマニュアルはとうていマニュアルと呼べるようなものではなく、とても分かりづらいものでした。
市民から郵送されてきた給付金の申請書類を申請パターンに応じて分類するための説明が書かれていたのですが、文章だけで書かれていてよくわかりません。しかもよ～く読んでみると各ページの前半部分は共通で同じことが書かれており、後半部分だけが分類のための要点になっていました。
せめてフローチャートで図解するなどして分かりやすくしてほしかったです。
フローチャートの例
担当者が説明している最中に割り込んでくる馬鹿な上司
ようやく作業マニュアルが揃い、担当職員がマニュアルを見ながら説明を始めたときにも問題が起こります。よくわからない謎の”担当課長”とやらが挨拶のために割り込んできたのです。
いやいやいや、俺たち今、説明を聞いている最中なんだけど。お前の挨拶とやらは今じゃなければダメなのか？お前が割り込んできたせいで説明が中断しただろーが！説明した職員もどこまで説明していたかわからなくなって最初からやり直しすることになっただろーが！
・・・と、こんな具合でかなりイラっとする場面があり役所ってクソだな、と思いました。
せっかくマニュアルを読んだのに、マニュアルにない仕事をすることに
職員からの説明後、ようやく作業に移れると思ったのですが、僕が最初にやった仕事は「申請書類が入った封筒を開封する作業」でした（笑）
マニュアルを読んだ意味ないやん！
ひたすら封筒を開けて中身の書類や身分証のコピーなどをクリアファイルに差し込んで一日が終わりました。
午前中はカッターナイフやハサミで封筒を切り開いていたのですが、午後になると【開封機】という封筒に切り込みを入れてくれる機械を使えたのでだいぶ作業が楽になりました。最初から開封機を用意しておいてくれれば、もっと早く作業が進んだのに！
役所の仕事雑すぎいいい！！！
以上のように、
- バイトを受け入れる準備ができていない
- マニュアルが分かり辛い
- そもそもマニュアルにない仕事をすることがあった（マニュアルを読んだ意味がない）
- 担当職員の仕事を邪魔してくる無能な上司がいる
など、急に決まった仕事とはいえ色々と粗が目立ちました。
これから給付金の申請作業を始める自治体の職員さんにはこれらの点を指摘されないように予め備えておいていただき、スムーズに申請作業を進められるように手配していただけると国民からの評価も高まると思います。
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