「邪魔が入って思うように仕事が進まない」
「覚えていたつもりになって、やるべきことを頻繁に忘れてしまう」
「スケジュールをバッティングさせてしまう」
「読むべきメールや連絡事項を読まない」
あなたにはこういった症状はありませんか？
あるいは、職場の同僚に似た症状の人はいませんか？
身の回りの情報を整理できず、仕事がなかなか片付けられない方のために「情報整理術の本」をご紹介します。
本書の内容を実践すれば、
「あの資料っていつ提出するんだっけ？」
「この仕事っていつまでに終わらせればよかったんだっけ？」
「スケジュールがバッティングしてしまって、予定変更のために無駄な時間を費やしてしまった」
といったことがなくなり、スムーズに仕事を進めることができるようになります。
会社員さんのお仕事だけでなくご家庭での掃除など別の分野にも応用できるので、ぜひご活用ください。
情報整理の基本
今回ご紹介するのは『マンガでわかる! 情報整理術〈超入門〉』という本です。
内容は目次を見ればなんとなくわかってしまうのですが、特に重要そうな部分をピックアップすると、
- １ヶ所に集める
- いらないものを捨てる
- 定期的に空っぽにする
- 覚えておくのをやめる
- 紙は電子化する
- 共有できるようにしておく
が特に重要です。
メールの振り分けはしない
たとえば受信したメールの情報を整理したいのであれば、
- フォルダ分けをせずに、受信メールは1ヶ所に集める
- 読んだメールや終了した案件のメールは、完了済みのフォルダーを1つ作ってそこに全て移動する（要らないものを捨て、必要なものだけを残す）
- 受信フォルダー内に溜まったメールは定期的に空にして、未処理の案件をゼロにする
ことによって、いま何をやればいいのか？が明確になります。
また、あとからメールに書かれた情報を探す際にも、必要な情報が見つけやすくなります。
メールは送信者や案件ごとにフォルダ分けしがちですが、下手にフォルダ分けすると何をやるべきなのか？どんな情報が届いているのかがわかりにくくなってしまいます。
フォルダ分けすることで情報を整理していたつもりが、逆に情報を見つけにくくなってしまうんです。
それにフォルダ分けすると各フォルダをいちいちクリックしなければならず、未読メールも溜まりがちです。
だから受信メールはフォルダ分けをせずに1ヶ所に集め、読んだメールや対応済みの件について書かれたメールはどんどん排除していきます。
「アーカイブ」などのフォルダを作って、処理済み・読了済みメールを放り込んでいくといいです。
面倒くさがらずにメモを取る
メモを取るのも大事です。
どんなに記憶力の良い人でも、聞いた話を忘れてしまうことがあります。
そのため、忘れることを前提にしてどんな小さなことでも必ずメモを取るようにします。
覚えようとするのではなく、メモに残しておくことで”安心して忘れる”んです。
そうすることで忘れものがなくなるし、スケジュールが他のスケジュールとバッティングしてしまったりするのを防げます。
頻繁にメモを取るためには、メモを取りやすい環境を整える必要があります。
「薄いメモ帳」を使えばかさばらないので、いつでもどこへでもメモ帳を持っていけてメモを取ることができます。
スマホや携帯電話のメモ帳機能を利用したり、メモした内容を自分あてにメールで送るのもいいですね。
紙に書かれた情報は電子化する
紙媒体の資料は、なるべく電子データにして残します。
紙媒体と比較したときの電子データのメリットは、
- かさばらないので大量の情報を保管できる
- 情報を検索しやすくなる
- Googleドライブやドロップボックスなどクラウド上に保存できるため、他の人とデータの共有がしやすい
です。
何百枚、あるいは何百ページにも及ぶ資料でも、電子化すれば物理的なサイズはゼロになります。
また、日付やファイル名から必要な資料を検索しやすくなるので、あとで資料を見返したくなった際に情報を探す手間が省けます。
紙媒体の資料だと、戸棚を探したり引き出しを探したり、あるいは1つ上のフロアの倉庫まで探しに行ったりしなければならず、探すのに時間と手間がかかります。
電子情報なら手元のパソコンで一瞬で探せます。
それに、クラウド上にデータを保存すれば、「いつでも」「どの端末からも」「誰でも」必要な情報にアクセスできるようになります。
休日に上司から電話がかかってきて、「あの資料のバックアップデータって持ってる？いますぐ必要なんだ！」なんて聞かれた際、「それなら私のパソコンに…パソコンのログインパスワードは…」なんていちいち説明しなくて済みます。
「クラウドの〇〇フォルダに残してあります」「サーバーにあげておきました」と答えればそれで完了です。
データの電子化にはハンディスキャナー（モバイルスキャナー）が便利です。
そんなに場所をとりませんし、紙の資料を手軽にデータ化できます。
仕事以外にも応用できる
『マンガでわかる! 情報整理術〈超入門〉』の情報整理術は、仕事に関する情報以外にも応用できます。
たとえば衣服の断捨離をするとき。
- いま自分が持っている服を1ヶ所に集めて、何を持っているのか把握する
- いらないものを捨てる
- 共有できるものは共有する
などすれば、断捨離がサクサク進みます。
冷蔵庫の中身などは定期的に空っぽにすれば、期限切れの食品のせいで冷蔵庫内がいっぱいになることもないでしょう。
資産管理をする際にも１つの口座で全資産を管理したり専用のアプリなどを利用すれば、いま自分がいくら持っていて、あといくら必要なのか？が一目でわかります。
収入と出費を1ヶ所でまとめて管理すれば、収支状況を一目で確認できるので無駄な出費も減らせます。
情報整理術が応用できる範囲は広いので、情報が散乱していてなにがなんだかわからなくなってきた！ということがあれば、今回ご紹介した情報整理術を参考にしてみてください。
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